10 dicas para comunicação entre equipes remotas

Empresas do mundo inteiro já adotaram uma tendência que cresce com o mundo digital: times remotos. Para que limitar a contratação de funcionários a uma cidade já que existem talentos espalhados por inúmeros países?

O mindset é excelente mas, funcionários em diferentes locais, é importante que a comunicação seja eficaz. Se todos falam a mesma língua e compartilham dos mesmos aplicativos, a trajetória dos projetos e, claro, das pessoas envolvidas, é muito mais gratificante.

Se você emprega times remotos, confira abaixo 10 dicas para se comunicar melhor e obter o máximo da equipe.

1. Deixe claros os processos

É importante se informar sobre o andamento de tarefas e o cumprimento de metas, mas isso não é tudo. Acompanhar o processo de trabalho individualmente e observar o que funciona ou não é essencial. Bons gestores sabem a importância de apontar o trabalho em direção aos resultados, de acordo com as características de cada funcionário. Falar e ouvir são, aqui, as pontos imperativos para o sucesso.

2. Crie regras de comunicação

Já que a equipe vai se encontrar, na maior parte do tempo, virtualmente, é importante que seja seguida uma mesma linha de pensamento. Se uma reunião presencial já pode virar bagunça, imagina virtual? Pense em coisas fáceis de cumprir, mas que fariam toda a diferença: não falar sobrepondo o colega; estar em um local silencioso na hora de uma chamada; quando compartilhar documentos; se certos tipos de situação são melhores resolvidos por e-mail ou por telefone; e assim por diante.

3. Se comunique individualmente

Por mais que as tarefas sejam cumpridas por uma equipe, o contato interpessoal, um a um, é essencial. Se com times remotos nós perdemos um pouco das características típicas de estar “cara a cara” com alguém, é possível ganhar com a eficácia de falar diretamente com alguém por alguns minutos. As chamadas devem ser recorrentes, tanto para saber sobre o andamento de um projeto, quanto a satisfação com a rotina e trocas de feedback.

4. Coloque os resultados acima das tarefas

Quem trabalha remotamente busca flexibilidade. Com os espaços de Coworking, a pessoa pode se encaixar em turnos de trabalho nos quais que se sente mais confortável, seja pela interação com pessoas com quem estabeleceu conexões ou por atividades que acontecem no período escolhido. Além disso, cada indivíduo tem um período de maior produtividade no dia, e uma das vantagens de equipe remotas, tanto para o empreendedor quanto para o funcionário, é fazer o máximo de suas horas.

Portanto, se você focar nas tarefas, pode descobrir que o ritmo de seu funcionário não é o mesmo que o seu e criar rusgas sem razão. O importante, sempre, é que sejam cumpridos os prazos, independentemente dos meios empregados.

5. Faça bom uso da tecnologia

Aplicativos que otimizam a comunicação e gestão de projetos devem ser explorados para o melhor funcionamento do trabalho em equipe. Se todos estiverem conectados nas mesmas ferramentas, fica claro o andamento do projeto e não haverá desculpas para o não cumprimento de metas. A tecnologia está aí para melhorar a produtividade – aproveite!

6. Crie uma cultura organizacional

Não é porque seus funcionários trabalham em locais físicos diferentes que eles não devem estar conectados. Inclusive, nessa condição, é mais importante ainda que sejam empregados meios para essas conexões existirem. Abra espaço para sugestões inovadoras, aproveite ao máximo cada tipo de talento, capacite os profissionais, seja transparente e, claro, compartilhe de valores comuns desde o dia da contratação.

7. Promova reuniões

Se as pessoas não se veem, muitas vezes fica uma sensação de vazio. Manter reuniões eficazes, por meio de chamadas em vídeo, é um dos meios de manter a equipe afiada e o andamento de um projeto em um bom ritmo. Além disso, trocar figurinhas sobre o que cada um está fazendo é importante para que exista transparência no processo.

8. Premie

Tanto individualmente quanto para as equipes, promova premiações para quem der o seu melhor com frequência. Os prêmios, você escolhe: incentivos financeiros, como promoções e participação nos lucros, são as opções eleitas pela maioria das empresas. Contudo, é possível ser criativo, ofertando desde dias de folga até férias prolongadas, crédito em restaurantes, cursos e assim por diante.

9. Ofereça benefícios anti-solidão

Apesar de todos que optam por uma carreira trabalhando remotamente serem bem resolvidos sobre esse formato de trabalho, interagir é necessário. Entre os benefícios para a sua equipe remota, ofereça um plano em espaços de coworking – ali, se constroem comunidades, onde surgem amizades e boas ideias. Outros incentivos podem incluir cafés ilimitados em espaços próximos ao local de trabalho de cada um, com tantas variedades que os colegas irão querer mostrar a selfie e descontrair no “chat da firma”.

10. Incentive encontros presenciais

Reúna a equipe em uma confraternização ao menos anualmente. Para tal, reserve um espaço em que todos possam se sentir confortáveis e bem acomodados, além de criar uma programação de interações saudáveis e divertidas. Os laços do grupo se fortalecem durante atividades lúdicas. Se necessário, promova encontros com maior frequência entre pessoas-chave do time.